Como realizar a abertura de processo remotamente?

 O requerente deve enviar a documentação em PDF, sem armazenamento nas nuvens ou links, para o e-mail protocolo@ufpe.br

Como posso acompanhar o meu processo? 

Visite o site sipac.ufpe.br e insira o número do processo na Aba Consultas.

O Protocolo já cadastrou meu processo, mas esqueci de um documento. O que fazer para inserir no processo?

Este documente deverá ser enviado diretamente para a unidade que está em posse do processo, pois após cadastrado e tramitado, a Coordenação de Protocolo Geral não terá permissão de inserir novos documentos, exceto se o processo ainda estiver na unidade.

Como os requerentes serão informados sobre o resultado dos processos?

A unidade competente sobre a demanda deve entrar em contato com o requerente pelo e-mail enviando cópia do último despacho e o requerente deverá responder o e-mail declarando ciência. Ambos os e-mails devem ser inseridos no processo eletrônico.

Pontos Fortes

Mudança de cultura: Resistência natural das pessoas à mudança.

Repensar a forma trabalho: Dificuldade das unidades em repensar sua forma de trabalho para adaptá-la a realidade do processo administrativo.

Desconhecimento dos fluxos: Quantidade razoável dos servidores desconhecem os fluxos de processo da UFPE, incluídos os das próprias atividades.

Necessidade de customizações: O sistema precisa de ajustes para melhor atender as especificidades da UFPE.

Para envio de serviços postais é necessário que o pacote/envelope com destinatário e remetente seja entregue até às 11h para ser postado no mesmo dia.

Para conteúdos que não sejam folhas de papel é necessário o preenchimento da Declaração de Conteúdo (BAIXAR) que deverá estar em saco plástico transparente e colada no lado de fora do pacote.

O pacote deve estar devidamente embalado de acordo com seu conteúdo, dessa forma, postagens de material perecível e/ou que contenham gelo seco em seu interior, deverão estar devidamente isolados para não passar umidade aos outros pacotes.

O peso máximo é de 30kg.

As postagens internacionais estão disponíveis conforme a simulação no site dos correios (https://efi.correios.com.br/app/simulaPrecoPrazoInternacional/index.php). O envelope para envio internacional deve conter além dos dados do remetente, os seguintes dados do destinatário: Nome do Destinatário, Endereço completo (Com especificações de Centro, Departamento, Prédio, Andar, Ala, por exemplo), Telefone do destinatário (com DDI), E-mail do destinatário e qualquer outra informação que seja possível contactar o destinatário.

ENVIO POSTAL POR E-MAIL OU PROCESSO

Conforme Oficio Circular nº 61/2023-DGBS PROGEST,  a Coordenação de Protocolo Geral realiza a postagem nos Correios de envelopes entregues presencialmente e de documentos enviados por meio de processos no SIPAC e e-mail, sendo estes documentos enviados eletronicamente limitados até 20 páginas e em caso de maior quantidade, devem ser entregues fisicamente em um envelope contendo remetente e destinatário.

Reforçamos que os documentos enviados eletronicamente devem estar devidamente assinados, a fim de garantir sua validade jurídica e autenticidade, evitando possíveis complicações com documentos que possam ser considerados sem efeito. Caso os documentos sejam enviados pendentes de assinatura, os processos e e-mails serão devolvidos, solicitando o envio da documentação devidamente assinada.

Além disso, orientamos que os documentos avulsos, ou seja, aqueles que não estão inseridos em processos, sejam elaborados por meio da função "Cadastrar Documento". Nessa função, selecione o tipo de documento adequado (Ofício, Notificação ou outro documento de comunicação, conforme a sua unidade), classifique-o com o código 991 do CONARQ e, ao finalizar, envie-o para sua própria unidade. Após finalizado o cadastro do documento, deve ser gerado o pdf do mesmo e enviado para o e-mail protocolo@ufpe.br, onde será realizada a impressão eo envelopamento do documento.

Segue em modelo de documento com a estrutura de envio postal.

ASSINANTES EXTERNOS

Os usuários que devem realizar a assinatura como “Assinante Externo” devem utilizar a página principal do SIPAC (sipac.ufpe.br) e selecionar a aba “Assinantes Externos”. 

Na tela de assinante externo será possível realizar o login ou o próprio cadastro.

Caso ainda não possua o cadastro, clique em “Cadastrar” para abrir a tela abaixo:

Ressaltamos os seguintes campos para o devido preenchimento e não reprovação do cadastro:

Arquivo do Documento Oficial com CPF: Deve ser adicionado documento com foto que contenha o CPF, exemplo: CNH, CREA, CRM, etc. No uso de Carteira de Identidade (RG), deverá ser digitalizado frente e verso do documento em arquivo único, e caso o RG não possua o CPF nos dados, deverá ser inserido o cartão de CPF no mesmo arquivo único.

Arquivo de Selfie com documento: Adicionar autoretrato ou fotografia segurando o documento de identificação com CPF fornecido no item anterior. Enquadre seu rosto e ao lado o seu documento com foto.É importante que sua selfie seja nítida, clara e que seu rosto fique visível assim como o documento de identificação para a validação ser realizada com sucesso.